Styrets årsberetning

Årsberetning fra styret i SCSCoN

Sesongen 2010 – 2011

Følgende styre ble valgt på supporterklubbens første årsmøte, 5. juni 2010:

Runar Kvernen (leder), Richard Prestegård (nestleder), Svein Nilsen, Morten Tveter, Knut Ole Rosted. Varamedlemmer: Espen Endal og Bjørn Rune Lerbak.

Styret fordelte følgende arbeidsoppgaver i tillegg til leder/nestleder:

Svein Nilsen (økonomiansvarlig), Richard Prestegård (webredaktør), Morten Tveter (redaktør Potters News) og Knut Ole Rosted (medlemsansvarlig). Espen Endal har bistått med medlemssystemet.

Styret vil takke alle bidragsytere i sesongen 2010/2011: Tidligere medlemmer, og de som har meldt seg inn i klubben. De som har sendt inn spørsmål og synspunkter på mail, de som deltar på Forumet, de som har sendt inn tips, artikler og bilder til Potters News og til web, de som deltar på Facebook, på Supportercupen, de som har deltatt på Tordenskiold og på andre møtesteder rundt om i landet. Styret vil rette en spesiell takk til følgende medlemmer:

”Sosialminister” Svein Moen, for innsatsen inn mot Tordenskiold, for arrangement av Julenyttårsbord, og som medhjelper på en rekke andre områder i Norge og England. Snorre Felldal (web og guide), Ruben Nielsen (web), Ole Gunnar Ekerhovd og Svein Erik Johannesen (Facebook), Henning Tell (transport og guide). Vi sender en ekstra stor takk til Tom, Jannicke og Dennis på Tordenskiold.

Vi hilser videre til Tollgate, ved Adrian Oldfield og Sarah Martin, Stoke City FC, ved Steve Buxton og Becky A, og selvsagt til Terry Conroy og hans kone Susan.

Styret har hatt seks styremøter siden årsmøtet: Juni, september, november, januar, mars og mai, altså jevnlige styremøter med ca to måneders mellomrom. Styremøtene har hatt svært godt oppmøte, tilnærmet 100 %. Varamedlemmene innkalles til hvert møte, og har møtt jevnlig. Styremøtene innkalles skriftlig med dagsorden, og det skrives referat som godkjennes på neste møte. Faste punkter på hvert møte har vært status økonomi, medlem, Potters News og web. I tillegg har styret håndtert en god del saker på telefon og mail.

Det refereres ut til medlemmene fra styremøtene gjennom spalten ”Nytt fra styret” i PN, og dessuten gjennom enkeltsaker og vedtak på web og i PN. Medlemmene har med jevne mellomrom blitt invitert til å spille inn saker til styret, hvis de ønsker det.

Brønnøysund

SCSCoN er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysund, med organisasjonsnummer. Styret gjorde dette fordi det inngir troverdighet. Den som ønsker det kan gå inn og se hvem som er ansvarlig for klubben, og hva vedtekter og øvrige opplysninger sier om klubbens formål. Klubben er ikke regnskapspliktig. Fordi vi er en organisasjon i offentlig register har vi også kunnet leie postboks i klubbens navn, og vi har skaffet klubben et Visa-kort til bruk for betaling av utgifter. Styret har også sikret domenet stoke.no gjennom det offentlige organet NORID, slik at klubben nå eier dette. En forutsetning er da at man har organisasjonsnummer.

Medlemssystem og medlemsutvikling

Styret fulgte opp vedtaket fra siste årsmøte, og har anskaffet et webbasert medlemssystem gjennom firmaet KX Products. Dette gjør at vi nå har et enkelt og solid system for registrering, fakturering, oversikt over medlemmer og kommunikasjon med disse. Systemet kan gi oss innsparinger ved bruk av mail i stedet for giro, samtidig som det ikke er noe problem å håndtere begge deler. Styret fikk overlevert medlemslistene fra tidligere leder Roger Andersen. Utfordringen med disse listene var behovet for avsjekk mellom interesserte og betalende medlemmer, pluss generell oppdatering og mailadresser. Vi hadde en vervekampanje, og ba samtidig alle sende inn opplysninger på nytt. Senere har det vært mye info om hvordan man kan bli medlem, med jevne mellomrom. Det har vært en svært positiv utvikling av medlemstallet: Pr 1. juni 2011 har klubben 451 betalende medlemmer, mens 13 allerede nå har betalt for nytt kontingentår fra 1. august. Alle medlemmer er nå betalende medlemmer, og styret mener at vi nok har doblet det antallet i løpet av sesongen.

Det er blitt innført egen medlemsmail: medlem@stoke.no. Styret mener dette har bedret kommunikasjonen med medlemmene. Vi får samlet medlemsmail på ett sted, noe som også letter oversikt og gir bedre respons. På hjemmesiden og i PN er det dessuten lagt ut mer utfyllende kontaktinfo.

Styret har også innført medlemskort med medlemsnummer. Samtlige betalende medlemmer får tilsendt medlemskort, vi har en hovedkjøring for utsendelse på høsten, og følger så opp med inntil to suppleringer. Medlemskortet har blitt godt mottatt. Det har vært viktig å tilføre medlemskortet verdi, og vi viser da til samarbeidet med Tollgate, tilgang til billetter osv.

Styret svarer på alle henvendelser, og målet er at det skal gis så raskt svar som mulig. Men styret prioriterer bistand og hjelp til medlemmene, vi er en medlemsorganisasjon. Det innebærer også at medlemsfordeler i stadig større grad vil bli forbeholdt for ”kun medlemmer” i fremtiden.

Samarbeidet med Tollgate

Styret har valgt å beholde og utvikle samarbeidet med Tollgate Hotel i Stoke. Dette er en svært viktig samarbeidspartner for oss, og vi må bygge videre på dette som hovedtilbud for hjemmekamper. Tollgate tilbyr billetter til kostpris på hjemmekamper, forutsatt at man overnatter minst en natt på hotellet. Pris på overnatting og standard på hotellet er bra, de har også en pick up – service fra flyplass, som raskt blir ekstra gunstig hvis man er flere enn en. Tollgate spanderer også ”full english breakfast” som en del av tilbudspakken. Dessuten er hotellets ansatte positive og hjelpsomme på alle måter, som da kampen på den planlagte fellesturen ble flyttet på kort varsel. Vi startet i fjor høst med å oversende medlemslister til Tollgate – disse oppdateres jevnlig. Styret mener vi absolutt må fortsette samarbeidet med Tollgate – det er en stabil og viktig samarbeidspartner.

Kontakt med Stoke City FC

Styret har også startet arbeidet med å bli en kjent kontakt for selve klubben. Vi har hatt god nytte av Tollgates kontakter også i denne sammenhengen. Representanter for styret var sammen med en del andre supportere over i august i fjor, på ”An evening med Tony Pulis”, og vi presenterte oss der.

På den planlagte fellesturen i slutten av februar hadde også et par representanter for styret et møte med PR-avdelingen i klubben. Stoke City mente den norske supporterklubben var meget bra organisert, og de planlegger en paraply av supporterklubber i Enland og andre land, hvor den enkelte supporterklubb må godkjennes ut fra en viss standard. Stoke City ga uttrykk for at SCSCoN var en slik standard som de kunne tenke seg, og det er selvsagt et kompliment. Vi har ellers sendt noen hilsninger og kontaktinfo. Og i forbindelse med semifinale og finale i FA-cupen fikk vi uttelling for den opparbeidede kontakten. 65 norske supportere fikk billett til semifinalen, og 32 stk til finalen gjennom SCSCoN, dette kunne vi i utgangspunktet ikke påregne med det trøkket det var for å få tak i billetter. Styret sendte en representant over for å koordinere rundt selve finalen, og fordi Sportsrevyen også var der. Styret vil følge opp kontakten med klubben, vårt hovedanliggende er å få inntak og tilgang til gode ordninger og avtaler.

Prinsipper for billetter – og øvrig ansvar

Styret har lagt til grunn at styret og SCSCoN i utgangspunktet ikke skal være ”reisebyrå”, importere klær/utstyr eller booke billetter. Dette blir en umulig situasjon, arbeidsmessig og ansvarsmessig. Unntaket var den ekstraordinære situasjonen med FA-cupen. Styret og supporterklubbens oppgave må heller være å legge til rette for at den enkelte selv kan benytte gode tilbud og avtaler som styret har initiert, og kommunisere og veilede rundt dette. Tollgate er vår samarbeidspartner på hjemmekamper, supportershopen på The Brit eller SCFC Direct er det når det gjelder kjøp av klær/utstyr. SCFC Direct er kanalen for billetter til bortekamper og Europe League.

Styret vil arbeide videre med dette, og om mulig få til noen nye eller forbedrede ordninger. Vi vil legge til rette for ”fellesturer”, gi info om terminlister, flyttinger og fremgangsmåte for å skaffe klær og billetter, inkludert eventuelle nye muligheter. Så får man heller vurdere om det oppstår ekstraordinære situasjoner, hvor styret kan være en mer direkte aktør. Men hovedprinsippet må da være at den enkelte booker, kjøper, reiser og bestiller.

Samarbeidet med Tordenskiold

Høsten 2010 innledet SCSCoN samarbeidet med Stoke-Tom Uthus og Tordenskiold pub i Oslo. Stoke har egentlig nå en egen (!) pub i hovedstaden, med Stoke som Pri 1 på skjermer og TV. Vi opplever at dette er populært, og at mange også utenfor hovedstaden oppsøker puben for å se TV-kamper og treffe andre Stokies.. På en vanlig match er antallet mellom 20 og 40, mens vi på finalen i FA-cupen var nærmere 200 fans på plass! Styret arrangerte også et ”Julenyttårsbord” i januar, noe som ble godt besøkt. Styret har også møtene sine der, og årsmøte/medlemskvelder er naturlig å legge dit. Styret mener samarbeidet med Tordenskiold har vært vellykket, og svært viktig for tilbudet til medlemmene.

Medlemsbladet Potters News

Styret har fulgt opp ønsket om å ”relansere” Potters News (PN) som medlemsblad. Vi har skaffet ny avtale med trykkeri og for utsendelse. I sesongen er det så langt gitt ut tre utgaver, og den fjerde kommer i løpet av juni med oppsummering av sesongen, og info om oppstart høst. Styret mener vi har fått til en god kvalitet og rytme på utgivelsene, og at timingen mellom utsendelse av blad og kontingent har fungert godt. Det har vært mange bidragsytere til PN, og sidetallet har derfor gått opp i forhold til planen, uten at dette koster mer. Videre har det vært stoff ”til overs” – noe som tyder på at interessen og leveransene har vært bra.

Styret opplever at det å få et medlemsblad i posten er svært viktig for mange medlemmer – i en tid hvor ”alt” er på nett. Det er noen kostnader knyttet til trykk og utsendelse av PN, men et blad oppleves som mer personlig og kanskje også som noe mer ”varig”. Dessuten er det en del medlemmer som ikke er så ivrige på nett, og hvor PN er hovedkanalen for informasjon og oppdatering. Styret legger opp til fire utgaver i sesongen 2011/2012.

SCSCoN på nett

Styret og supporterklubben eier som nevnt nå domenet stoke.no. Det ble utarbeidet en ny hjemmeside i fjor høst – fra den gamle ”Scandinavia – siden” til den vi har nå. Det er stor aktivitet på siden, og det publiseres både nyheter, TV-kamper, forhåndsstoff og resultater om klubben i England. Ellers er det en del styringsinfo, påminnelser, invitasjoner, arrangement og generell info om supporterklubben og klubben i England. Det er også menypunkter med kontaktinfo og mer ”langvarig” informasjon, pluss lenker og henvisninger. Det er webredaktøren som lager og publiserer mye av stoffet, selv om han har hatt noe assistanse fra andre i styret + noen medlemmer.

Styret ønsker å videreutvikle hjemmesiden. Det handler om sikrere back up for drift. Dessuten for å få med flere saker på siden, få ”flere lag” – ”les mer”, slik at sakene ikke så raskt fyller opp flaten og skyver øvrig stoff vekk. Sakene kan få litt kort levetid, og må da republiseres, men dette kan gjøre at en del misser på å få med seg informasjonen. Vi ønsker videre et kampanjefelt på toppen av siden, og vi kunne også tenkt oss et felt med muligheter for promotering av samarbeidspartnere og annonser. Styret foreslår å sette av noen midler til dette i budsjettet.

Når så mye er sagt mener styret at vi har en meget bra – og godt drevet – hjemmeside på stoke.no. Den er levende og oppdatert, og mange besøker siden hver dag. Det er også bra aktivitet på det brukerdrevne ”Forumet”, hvor det er mange friske innspill og debatter om ulike temaer.

SCSCoN er også på Facebook – på nasjonalt nivå. Her samarbeides det blant annet med Sotra Stokies, som hadde en lokalside på Facebook fra før. Styret mener det er positivt at vi er på denne arenaen hvor svært mange alt er, vi blir enda mer synlige på denne måten.

Økonomi

Styret har lagt mye vekt på god økonomisk oversikt og kontroll, fra første dag etter siste årsmøte. Økonomisk status har vært fast punkt på alle styremøter, og den har vært fremlagt skriftlig av økonomiansvarlig. Styret utarbeidet et grovbudsjett tidlig i fjor høst, som vi har styrt etter. Siden dette var første året med en slik ordning har det nødvendigvis måttet bli noen erfaringstall og justeringer, noe som gir et godt grunnlag for videre budsjettering.

Styret fikk overført ca. 70.000 kroner fra tidligere drift, noe som ga oss en god start. Vi budsjetterte med 300 betalende medlemmer. Det er medlemskontingenten som er eneste inntektskilde så langt, derfor er antall medlemmer og god kostnadskontroll nøkkelen til en solid økonomi. Vi har nå over 150 flere medlemmer enn 300. Samtidig har noen kostnader blitt høyere, mens noen ble lavere.

Styret legger frem eget regnskap for dette på årsmøtet, men kort og pedagogisk kan man si følgende: Driften går i en liten pluss selv i et år med en del investeringer og mye oppstart. Vi vil pr. 1. juni ha mer penger på bok enn de 70.000 vi startet med. Styret mener vi nå har en sunn drift og god styring på økonomien, noe det fremlagte budsjettet også viser.

Øvrige saker:

Styret har fulgt opp årsmøtes ønske om å kåre Årets Supporter. Styret har videre tatt initiativ til å få kåret Årets Spiller i England, og en pris for årets Stoke-spiller i Supportercupen.

Styret har fulgt opp årsmøtets vedtak om å tilbakebetale penger for bestilte klær – som ikke lot seg levere. Saken er nå utkvittert.

Styret arbeider med en hotellavtale for Stoke-fans som reiser til Oslo, eventuelt i samarbeid med Supporterunionen for britisk fotball.

Styret har arbeidet med deltagelse fra Stoke i Supportercupen 2011, og har lykkes med det.

Ved siden av ”Julenyttårsbord” har styret innkalt til finalefest i FA-cupen, Årsmøte, medlemsmøte og medlemskveld knyttet opp til samme dato som Supportercupen 4. juni – med besøk av Stoke-legenden Terry Conroy, med frue.

Representanter for styret – og ikke minst familien Dunvold – har stilt opp for norske medier, både når et gjelder TV- sendinger, avis, radio og på nett. Vi noterer også TV-innslaget på bakgrunn av kåseriet til Sylvelin Vatne, som fanget dedikasjonen til Stoke på en helt spesiell og utmerket måte. Stoke og norske supportere har vært en god del i mediene – også i England, og det er bra!

Styret har invitert til to fellesturer i sesongen: En i august med ca 15 som møttes i Stoke. Fellesturen i slutten av februar – med nærmere 40 påmeldte – ble rammet av at Sky Sports flyttet kampen til mandag… Styret vil fortsette med å invitere til fellesturer, men det er altså en liten risk for den enkelte forbundet med dette grunnet værforhold, TV-sendinger og flytting av kamper grunnet cup og spill i Europa. Styret vil ta med seg erfaringene fra denne sesongen når vi velger ut datoer/kamper for invitasjon til fellesturer.

Avslutning

Styret mener SCSCoN har nådd mange mål det siste året, og at supporterklubben er i positiv utvikling. Dette arbeidet må fortsette.

Styret gleder seg over sesongen til klubben i PL, semifinalen og finalen i FA-cupen, pluss spill i Europa neste år.

Både SCFC og SCSCoN kan se frem mot neste sesong med forventning og spenning.

- 25.mai 2011 -

For styret i SCSCoN

Runar Kvernen

Leder